Загальний відділ
Начальник - Сержанська Наталія Франківна
головний спеціаліст - Брацюк Олена Василівна
провідний спеціаліст - Лугина Людмила Сергіївна
Адреса відділу: 11701, м. Звягель, вул.Шевченка, 16, каб. 70
e-mail: 04053654@nvrda.zht.gov.ua, тел.: (041-41) 3-53-94;
Основні завдання:
1. Забезпечення єдиного порядку документування управлінської діяльності та роботи з документами, методичне керівництво та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах та апараті Адміністрації на підставі Інструкції з діловодства.
2. Розроблення Інструкції з діловодства, Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в Адміністрації. Складання зведеної Номенклатури справ апарату Адміністрації.
3. Організація збереження документального фонду апарату Адміністрації та користування ним.
4. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію з грифом «Для службового користування».
5. Здійснення контролю за строками виконання структурними підрозділами Адміністрації, територіальними підрозділами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчих документів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій (далі – документи), за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.
6. Забезпечення практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права надсилати індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади та посадових і службових осіб цих органів, що зобов’язані розглядати звернення та надавати обґрунтовані відповіді в установлений законом термін.
7. Організація дотримання порядку здійснення та забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у володінні райдержадміністрації.
Основні функції:
1. Прийом, реєстрація, проходження та здійснення оперативного пошуку вхідної кореспонденції, яка надходить різними каналами зв’язку на адресу Адміністрації.
2. Реєстрація, відправлення за призначенням різними каналами зв’язку та здійснення оперативного пошуку вихідної кореспонденції.
3. Забезпечення функціонування системи електронної взаємодії органів виконавчої влади та електронний обмін службовими документами в апараті Адміністрації.
4. Реєстрація розпоряджень (наказів) голови Адміністрації і своєчасне розсилання їх копій відповідальним виконавцям.
5. Здійснення опрацювання, редагування тексту, перевірка на відповідність вимогам Інструкції з діловодства і Регламенту проєктів розпоряджень, доручень, листів голови Адміністрації, рішень колегії райдержадміністрації та їх візування.
6. Підготовка проєктів нормативно-правових актів (рішень колегії, розпоряджень), офіційних письмових документів з питань, що належать до компетенції Відділу.
7. Формування Номенклатури справ апарату Адміністрації та подання її на погодження до архівного відділу Адміністрації.
8. Формування справ, відповідно до Номенклатури справ Відділу, їх зберігання протягом установленого строку та підготовка для передавання до архівного відділу Адміністрації.
9. Проведення попередньої експертизи цінності документів, складання і подання описів та актів на розгляд експертної комісії, підготовка матеріалів про визначення документів до знищення, які не мають наукової, історичної цінностей і не передаються на державне зберігання.
10. Облік, зберігання, розмноження, використання матеріалів, які містять службову інформацію (з грифом «Для службового користування»), а також контроль за дотриманням вимог Порядку роботи з цими документами в апараті Адміністрації.
11. Засвідчення печаткою «Для документів» копій документів, створених та тих, що зберігаються в Адміністрації.
12. Контроль за строками виконання актів вищих державних органів, а також інших службових документів, що підлягають контролю. Контроль за своєчасним реагуванням на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад. Проведення випереджувального моніторингу строків виконання документів.
13. Забезпечення контролю за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів Адміністрації, територіальних підрозділів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування про виконання нормативно-правових актів Адміністрації.
14. Підготовка та завчасне надання структурним підрозділам Адміністрації, територіальним представництвам центральних органів виконавчої влади та органам місцевого самоврядування щомісячних нагадувань-попереджень про закінчення строків виконання документів.
15. Підготовка та подання керівництву Адміністрації інформації про факти порушення виконавської дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян в Адміністрації.
16. Впровадження та контроль за дотриманням структурними підрозділами та структурними підрозділами апарату Адміністрації вимог Інструкції з діловодства, регламенту та національних стандартів, надання з цих питань необхідної методичної та практичної допомоги.
17. Підготовка інформаційно-аналітичних та інших матеріалів керівництву Адміністрації з питань ведення діловодства, дотримання строків виконання документів та результатів реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад структурними підрозділами Адміністрації, територіальними підрозділами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, виконавчими комітетами органів місцевого самоврядування.
18. Здійснення прийому, реєстрації та попереднього розгляду пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг громадян та подання їх на розгляд голові Адміністрації, ведення обліку звернень громадян.
19. Забезпечення організації роботи телефону «гарячої лінії» Адміністрації.
20. Надсилання структурним підрозділам Адміністрації, виконкомам місцевих рад, підприємствам, установам, організаціям звернень громадян для розгляду за дорученням голови Адміністрації, його першого заступника або заступників.
21. Здійснення в установленому порядку систематичного контролю за дотриманням термінів розгляду звернень громадян, наданням виконавцями відповідей.
22. Забезпечення організації особистих та виїзних прийомів громадян посадовими особами Адміністрації та реєстрації звернень громадян, поданих під час особистих прийомів.
23. Підготовка та надання Житомирській обласній державній адміністрації, керівництву Адміністрації аналітичних та статистичних матеріалів за результатами розгляду звернень громадян.
24. Здійснення постійного моніторингу додержання вимог чинного законодавства з питань розгляду звернень громадян структурними підрозділами Адміністрації.
25. Надання структурним підрозділам Адміністрації, виконкомам місцевих рад методичної допомоги з питань організації роботи щодо розгляду звернень громадян, діловодства та впровадження і функціонування системи електронної взаємодії органів виконавчої влади.
26. Забезпечення оприлюднення на офіційному вебсайті Адміністрації розпоряджень Адміністрації, інформаційно-аналітичних матеріалів щодо організації роботи із зверненнями громадян, графіків особистих та виїзних прийомів громадян посадовими особами Адміністрації.
27. Забезпечення в установленому порядку реєстрації та попереднього розгляду запитів на публічну інформацію, що надходять до Адміністрації.
28. Здійснення контролю за наданням запитуваної інформації, підготовленої виконавцями, розпорядником якої є Адміністрація.
29. Надання пропозицій до планів роботи Адміністрації.
