Загальний відділ
Начальник - Сержанська Наталія Франківна
головний спеціаліст - Брацюк Олена Василівна
провідний спеціаліст - Лугина Людмила Сергіївна
Адреса відділу: 11701, м. Звягель, вул.Шевченка, 16, каб. 70
e-mail: [email protected], тел.: (041-41) 3-53-94;
Основними завданнями Відділу є:
1. Забезпечення єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами, методичне керівництво та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах та апараті районної державної адміністрації на підставі Інструкції з діловодства.
2. Впровадження та забезпечення функціонування системи електронної взаємодії органів виконавчої влади.
3. Забезпечення електронного обміну службовими документами в апараті районної державної адміністрації.
4. Впровадження державних стандартів, уніфікованих систем документації, інших нормативів в райдержадміністрації.
5. Удосконалення форм і методів роботи з документами з урахуванням використання сучасної організаційної техніки. Організація заходів з підвищення кваліфікації працівників апарату, управлінь, секторів та інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, міських, селищних, сільських рад з питань організації діловодства.
6. Перевірка стану роботи з розгляду листів, заяв, скарг, організації прийому громадян у відділах, виконкомах міських, селищних, сільських рад.
7. Розроблення Інструкції з діловодства, Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в райдержадміністрації. Складання зведеної Номенклатури справ апарату райдержадміністрації.
8. Організація збереження документального фонду апарату райдержадміністрації та користування ним.
9. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію з грифом «Для службового користування».
10. Здійснення контролю за строками виконання структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними підрозділами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчих документів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій (далі — документи), за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.
11. Підготовка інформаційно-аналітичних та інших матеріалів керівництву райдержадміністрації з питань ведення діловодства, дотримання строків виконання документів та результатів реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними підрозділами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, виконавчими комітетами органів місцевого самоврядування.
12. Підготовка і завчасне та систематичне надання структурним підрозділам місцевої держадміністрації та місцевим держадміністраціям нижчого рівня, територіальним органам центральних органів виконавчої влади та органам місцевого самоврядування щомісячних письмових нагадувань-попереджень про закінчення строків виконання документів.
13. Внесення пропозицій про розгляд на засіданнях колегії відповідної місцевої держадміністрації питань про стан виконання документів в структурних підрозділах місцевих держадміністрацій, територіальних органах центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування.
14. Прийом, реєстрація, проходження та здійснення оперативного пошуку вхідної кореспонденції, яка надходить різними каналами зв’язку на адресу райдержадміністрації.
15. Реєстрація, відправлення за призначенням різними каналами зв’язку та здійснення оперативного пошуку вихідної кореспонденції.
16. Реєстрація розпоряджень голови райдержадміністрації і своєчасне розсилання їх копій відповідним виконавцям.
17. Здійснення опрацювання, редагування тексту, перевірка на відповідність вимогам Інструкції з діловодства і Регламенту проєктів розпоряджень, доручень, листів голови райдержадміністрації та їх візування.
18. Підготовка проєктів рішень колегії, розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції Відділу.
19. Контроль за підготовкою та оформленням документів, вжиття заходів щодо скорочення термінів їх проходження, узагальнення та аналіз даних про хід і результати роботи з документами в апараті райдержадміністрації.
20. Аналіз та узагальнення стану роботи з документами та організації їх виконання в апараті районної державної адміністрації. Подання для розгляду голові райдержадміністрації зведених відомостей про стан виконавської дисципліни.
21. Підготовка пропозицій до плану роботи райдержадміністрації з розгляду в порядку контролю ходу виконання актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови районної державної адміністрації.
22. Організація роботи архіву апарату райдержадміністрації відповідно до Закону України «Про національний архівний фонд і архівні установи».
23. Забезпечення тимчасового зберігання документів, правильне використання їх у службових, виробничих та наукових цілях.
24. Забезпечення додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що видаються під час діяльності районної державної адміністрації для передачі на державне зберігання.
25. Формування справ, відповідно до Номенклатури справ Відділу, їх зберігання протягом установленого терміну та підготовка для передавання до архівного відділу райдержадміністрації.
26. Видача в установленому порядку архівних довідок, витягів, копій службових документів юридичним особам і громадянам за їх письмовим зверненням та відповідним дозволом керівника апарату райдержадміністрації.
27. Прийом від структурних підрозділів апарату райдержадміністрації на зберігання документів відповідно до Номенклатури справ.
28. Проведення попередньої експертизи цінності документів, складання і подання описів та актів на розгляд експертної комісії, підготовка матеріалів про визначення документів до знищення, які не мають наукової, історичної цінності і не передаються на державне зберігання.
29. Проведення попередньої експертизи наукової і практичної цінності документів під час їх відбору на державне зберігання. Підготовка та передача документів до архівного відділу райдержадміністрації.
30. Облік, зберігання, розмноження, використання матеріалів, які містять службову інформацію (з грифом «Для службового користування»), а також контроль за дотриманням вимог Порядку роботи з цими документами в апараті райдержадміністрації.
31. Засвідчення печаткою копій документів, створених та тих, що зберігаються в районній державній адміністрації.
32. Підготовка та надання, разом з відділом з питань правової роботи, запобігання та виявлення корупції апарату райдержадміністрації, розпоряджень голови райдержадміністрації на державну реєстрацію до Центрально-Західного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Хмельницький).
33. Забезпечення своєчасного надсилання до облдержадміністрації копій розпоряджень голови райдержадміністрації, протоколів засідань та рішень колегії райдержадміністрації, а також переліку нормативно-правових актів райдержадміністрації Центрально-Західному міжрегіональному управлінню Міністерства юстиції (м. Хмельницький).
34. Контроль за строками виконання актів вищих державних органів, а також інших службових документiв, що підлягають контролю, підготовка інформаційно-аналітичних матеріалів проведення випереджувального моніторингу строків виконання документів.
35. Забезпечення контролю за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних підрозділів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування про виконання нормативно-правових актів райдержадміністрації.
36. Підготовка та завчасне надання структурним підрозділам райдержадміністрації, територіальним представництвам центральних органів виконавчої влади та органам місцевого самоврядування щомісячних нагадувань-попереджень про закінчення строків виконання документів.
37. Підготовка проєктів розпоряджень про зняття з контролю розпоряджень голови райдержадміністрації за поданням заступників голови, керівника апарату, керівників структурних підрозділів райдержадміністрації.
38. Забезпечення практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права надсилати індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади та посадових і службових осіб цих органів, що зобов’язані розглядати звернення та надавати обґрунтовані відповіді в установлений законом термін.
39. Здійснення прийому, реєстрації та попереднього розгляду пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг громадян та подання їх на розгляд голові райдержадміністрації, першому заступнику, заступникам голови райдержадміністрації відповідно до розподілу обов’язків, ведення обліку звернень громадян.
40. Забезпечення попереднього розгляду усних звернень громадян, які надходять з Урядової «гарячої лінії» та на «гарячу лінію» голови райдержадміністрації.
41. Забезпечення опрацювання індивідуальних та колективних звернень громадян до органів державної влади, поданих в електронній формі з використанням мережі «Інтернет», засобів електронного зв’язку.
42. Надсилання структурним підрозділам райдержадміністрації, виконкомам місцевих рад, підприємствам, установам, організаціям звернень громадян для розгляду за дорученням голови та його заступників.
43. Здійснення в установленому порядку систематичного контролю за дотриманням термінів розгляду звернень громадян та своєчасним наданням виконавцями відповідей.
44. Забезпечення організації особистих та виїзних прийомів громадян головою районної державної адміністрації та реєстрації звернень громадян, поданих під час особистих прийомів.
45. Підготовка та надання облдержадміністрації, керівництву райдержадміністрації, виконкомам місцевих рад аналітичних та статистичних матеріалів за результатами розгляду звернень громадян.
46. Здійснення постійного моніторингу додержання вимог чинного законодавства з питань розгляду звернень громадян структурними підрозділами райдержадміністрації, виконкомами місцевих рад.
47. Забезпечення щомісячного проведення дня контролю, в рамках якого здійснювати перевірки стану виконання доручень, даних місцевим органам виконавчої влади та органам місцевого самоврядування за результатами розгляду звернень громадян.
48. Надання структурним підрозділам райдержадміністрації, виконкомам місцевих рад методичної допомоги з питань організації роботи щодо розгляду звернень громадян, проведення особистих прийомів громадян посадовими особами.
49. Забезпечення оприлюднення на офіційному вебсайті райдержадміністрації інформаційно-аналітичних матеріалів щодо організації роботи із зверненнями громадян, графіків особистих та виїзних прийомів громадян посадовими особами райдержадміністрації.
50. Забезпечення в установленому порядку реєстрації та попереднього розгляду запитів на публічну інформацію, що надходять до райдержадміністрації.
51. Здійснення контролю за наданням запитуваної інформації, підготовленої виконавцями, розпорядником якої є районна державна адміністрація.
52. Надання пропозицій до плану роботи райдержадміністрації.
