ІНСТРУКЦІЯ з діловодства за запитами на інформацію в органах виконавчої влади, на державних підприємствах, в установах, організаціях та органах місцевого самоврядування
ЗАТВЕРЖЕНО
Розпорядження голови районної державної адміністрації
19.06.2017 № 404
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства за запитами на інформацію в органах виконавчої влади, на державних підприємствах, в установах, організаціях та органах місцевого самоврядування
1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства за запитами на інформацію (далі - запити) в органах виконавчої влади, на державних підприємствах, в державних установах, організаціях та органах місцевого самоврядування (далі - Інструкція) встановлює правила опрацювання запитів в міністерствах, інших органах виконавчої влади, в державних установах, організаціях, на державних підприємствах, на підприємствах , в установах і організаціях, що належать до сфери управління органів виконавчої влади та органах місцевого самоврядування (далі разом - розпорядники), і регламентує порядок надання запитувачам доступу до публічної інформації на підставі Закону України «Про доступ до публічної інформації» (далі - Закон). Положення Інструкції поширюються на всю службову документацію стосовно опрацювання запитів, створювану як за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), так і рукописно.
1.2. Викладені в Інструкції правила щодо порядку опрацювання запитів розроблені відповідно до положень Конституції України, Конвенції про захист прав людини й основоположних свобод та Закону з метою реалізації права кожного на доступ до інформації, забезпечення прозорості діяльності органів виконавчої влади та поінформованості суспільства про цю діяльність, зниження ризиків корупційних правопорушень. Положення загальної інструкції з діловодства у відповідному розпоряднику застосовуються до діловодства стосовно запитів у частині, що не суперечить даній Інструкції.
Якщо отриманий розпорядником документ містить поряд з вимогою надати інформацію або копію офіційного документу також скаргу, пропозицію, заяву, то в частині надання інформації або копії офіційного документу він опрацьовується як запит згідно із Законом та цією Інструкцією, а в частині скарги, пропозиції, заяви — як звернення згідно із Законом України «Про звернення громадян» та Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (затв. Постановою КМУ від 14 квітня 1997 р. № 348). В інших випадках законодавство щодо звернень громадян до запитів не застосовується (додатково див: пп. 2.1. Інструкції).
1.3. Діловодство покладається на відповідальних посадових осіб чи на спеціальний структурний підрозділ згідно з пунктом 2 статті 3 та статтею 16 Закону. Такий підрозділ (посадова особа) може виключно забезпечувати надання доступу до публічної інформації або поєднувати цю функцію з іншими, наприклад з опрацюванням звернень громадян. У випадках, передбачених в абзаці другому п. 1.2. цієї Інструкції, копії отриманого документа зберігаються й опрацьовуються і в структурному підрозділі, відповідальному за доступ до публічної інформації, і в структурному підрозділі, що опрацьовує звернення громадян (або у відповідальної посадової особи, якщо окремі структурні підрозділи для опрацювання звернень громадян та/або запитів не створюються). У разі покладення усіх цих функцій на один структурний підрозділ, опрацювання отриманого документа повністю доручається одному уповноваженому працівнику з цього підрозділу.
Працівники вказаного підрозділу повинні мати право доступу до всіх категорій інформації з обмеженим доступом, якою володіє розпорядник.
Прийомні (робочі) години спеціального структурного підрозділу або відповідального працівника з питань доступу до публічної інформації - з 8:00 до 17:00 години в робочі дні з обідньою перервою з 12:00 до 13:00.
1.4. Діловодство за запитами ведеться окремо від інших видів діловодства.
Відповідальність за організацію діловодства щодо запитів у розпорядника несе керівник спеціального структурного підрозділу (посадова особа). У разі звільнення керівника підрозділу або відповідальної посадової особи, а також у разі перебування їх у відпустці, відрядженні чи при їхній тривалій відсутності з інших причин усі їхні посадові обов'язки наказом керівника передаються особі, що їх заміщає.
2. Запит на інформацію
2.1. Запитом є прохання будь-якої юридичної особи приватного права або фізичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи (далі - запитувачі) до розпорядника надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні; при цьому не має значення, стосується ця інформація запитувача чи ні. Суб'єкти владних повноважень згідно із Законом не можуть надсилати запити на інформацію, вони отримують інформацію не за процедурою Закону, а на підставі норм окремих законів, які регулюють діяльність відповідного суб'єкта (напр. ч. 2 ст. 8, п.п. 1, 2 ч. 1 ст. 20 Закону України «Про прокуратуру». Запит може стосуватися лише наявної у розпорядника інформації, але не створення ним нової (в окремих випадках прохання про створення розпорядником інформації може являти собою заяву в розумінні частини 3 статті 3 Закону України «Про звернення громадян»). Інформація, що запитується, може міститися в кількох документах, які знаходяться у володінні розпорядника, - у цьому випадку слід зібрати відповідну інформацію та надати її на запит, якщо це не потребує проведення значної додаткової аналітичної роботи. Запит може стосуватися як інформації, обов'язок оприлюднювати яку самостійно покладено на розпорядника статтею 15 Закону, так і будь-якої іншої публічної інформації.
Запити необхідно відрізняти від звернень громадян за Законом України «Про звернення громадян»: різняться суб'єкти, що їх подають (звернення - тільки від фізичних осіб, запити - від фізичних, юридичних осіб, об'єднань громадян), строки надання відповіді (30 днів - на звернення, 5 днів - на запити), закони, ще регулюють процедуру їх розгляду (Закону України «Про звернення громадян» та Закону України «Про доступ до публічної інформації»), їхня сутність (при поданні запиту в розпорядника виникає обов'язок надати певну інформацію запитувачу, при поданні звернення - навпаки: громадянин сам надає органу влади, організації, установі, підприємству певну інформацію, що тягне виникнення в них обов'язку вчинити певні дії залежні від змісту інформації, наприклад – змінити регламент своєї роботи, надати громадянину певний статус, притягти винних осіб до відповідальності).
2.2. Запит, який складений запитувачем самостійно, може мати довільну форму, але за змістом він повинен містити:
- ім'я (найменування) запитувача;
- його поштову адресу для листування або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;
- загальний опис запитуваної інформації або вид, назву, реквізити запитуваного документа, а якщо вони запитувачеві невідомі - опис того змісту;
- підпис запитувача (для письмових запитів);
- дату (за умови подання запиту в письмовій формі; при поданні запиту електронною поштою, телефоном, факсом дата і час надходження запиту фіксуються відповідним засобом зв'язку автоматично).
2.3. Відповідно до статті 16 та частини шостої статті 19 Закону відповідальний структурний підрозділ (посадова особа) мають забезпечити потенційних запитувачів формами запитів, які надаються їм в приміщенні розпорядника та на його офіційному веб-сайті (примірний зразок форми залиту - додаток 1).
3. Прийняття запитів
3.1. Всі запити, що надходять до розпорядника, приймаються централізовано в спеціальному структурному підрозділі (відповідальною посадовою особою) з питань запитів. Запити, отримані поштою,
передаються канцелярією в підрозділ (особі) в день надходження. В спеціальному структурному підрозділі виділяється принаймні одна телефонна лінія для отримання запитів телефоном і по факсу; підрозділ/особа створюють для свого користування окрему скриньку електронної пошти для отримання запитів, адреса якої оприлюднюється на офіційному веб-сайті розпорядника, його дошках оголошень тощо. У разі надходження запиту в неробочий час він приймається черговим працівником (крім запитів, надісланих електронною поштою, факсом) і на початку найближчого робочого дня передається за належністю.
Запитувач може залучити іншу фізичну особу для безпосередньої доставки письмового запиту в приміщення розпорядника, при цьому перевірка повноважень такої фізичної особи не проводиться.
3.2. Тексти запитів, отриманих електронною поштою, разом із всіма наявними супровідними даними (адреса електронної пошти запитувача, дата і час отримання та ін.) копіюються в електронну базу (комп'ютерний файл формату Word), яка зберігається на комп'ютері уповноваженої особи або одного з працівників спеціального структурного підрозділу; вказана база раз на три дні копіюється також на один із комп'ютерів канцелярії розпорядника. Запити, що надсилаються електронною поштою, не повинні містити електронного цифрового підпису, оскільки встановлення особи запитувача не має принципового значення з огляду на норми частини другої статті 19 Закону.
Зміст кожного запиту, отриманого по телефону, фіксується в окремій електронній базі (комп'ютерний файл формату Word) яка зберігається аналогічним способом.
3.3. Якщо при отриманні запиту адреса запитувача для листування не є відома, то працівник розпорядника, який його приймає (в т.ч. працівник канцелярії, черговий), повинен запропонувати запитувачеві надати таку адресу і попередити останнього, що ненадання вказаної адреси розпоряднику позбавляє його можливості надіслати інформацію, що запитується, а також знімає з останнього відповідальність за гарантоване повідомлення запитувача про відмову в задоволенні запиту, необхідність оплатити витрати на копіювання і друк, повідомлення про продовження строку розгляду запиту, відстрочку тощо.
3.4. Усі отримані запити реєструються у день їх надходження в журналі , який ведеться в електронній формі (файл формату) на робочому професіональному комп’ютері керівника спеціального структурного підрозділу (посадової особи). Реєстрація запиту полягає у присвоєнні йому порядкового номеру на підставі створення відповідного запису в графі вказаного журналу, порядковий номер проставляється у лівому нижньому кутку письмового запиту, зазначається в заголовку до тексту запиту, отриманого електронною поштою, заголовку до тексту, в якому зафіксовано зміст телефонного запиту.
3.5. На першому аркуші копії запиту, поданого розпоряднику безпосередньо, а не через засоби поштового чи іншого зв'язку, на вільному від тексту місці проставляється штамп із зазначенням повного
найменування розпорядника, дати надходження, вхідного номера запиту та підпису працівника, який зареєстрував запит. Така копія повертається запитувачеві (в разі відсутності копії в запитувача вона виготовляється працівником спеціального структурного підрозділу або відповідальною особою).
4. Попередній розгляд запитів
4.1. Попередній розгляд запитів здійснюється у тих розпорядників, де наявний спеціальний структурний підрозділ, і здійснюється керівником цього підрозділу з метою аналізу запиту щодо відповідності вимогам частини п'ятої статті 19 Закону, а також визначення конкретного працівника, який його опрацьовуватиме. Після цього запит передається відповідному працівникові підрозділу, який здійснює оперативне зберігання самого запиту, документів, пов'язаних із його опрацюванням (витребувані з профільного структурного підрозділу первинні документи, записка-вимога про їх надання (за наявності), службова записка щодо надання інформації з обмеженим доступом запитувачеві (за наявності), відповідь на запит).
4.2. Попередній розгляд запитів, що відповідають вимогам частини 5 статті 19 Закону, продовжується відповідним працівником шляхом встановлення повного переліку та обсягу публічної інформації, документів, які запитуються, та визначення профільних структурних підрозділів, в яких вони зберігаються (можуть зберігатися).
4.3. Попередній розгляд запитів, указаних в пп. 4.2., завершується передачею (пересиланням) копії запиту із супровідною запискою-вимогою або записки-вимоги з описом його змісту в профільний структурний підрозділ - особі, що здійснює в ньому діловодство. При наявності в розпорядника внутрішньої комп'ютерної мережі, яка дозволяє фіксувати дату й час пересилання електронних документів у ній, записка-вимога оформляється як електронний документ, що пересилається даною мережею. Особа, яка здійснює діловодство в кожному структурному підрозділі розпорядника, повинна опрацювати записку-вимогу в день її отримання та надати запитувану інформацію, документи, наявні в її підрозділі (незалежно від їхнього статусу), негайно, але не пізніше робочого дня, наступного за отриманням записки-вимоги. За наявності в розпорядника внутрішньої комп'ютерної мережі особа, яка здійснює діловодство в кожному структурному підрозділі розпорядника, повинна два рази за робочий день перевіряти надходження до неї записок-вимог в формі електронних документів. За наявності хоча б у частини запитуваної інформації статусу інформації з обмеженим доступом, особа, що здійснює діловодство в профільному структурному підрозділі, має про це повідомити працівника спеціального структурного підрозділу, відповідального за опрацювання запиту та його керівника.
4.4. Попередній розгляд запитів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.
5. Отримання запитуваної інформації з профільного структурного підрозділу та її розгляд
5.1. Надана з профільного структурного підрозділу інформація розглядається на предмет її належності до відкритої або інформації з обмеженим доступом. Уся публічна інформація є відкритою, крім віднесеної на підставі Закону до інформації з обмеженим доступом.
5.1.1. Згідно із законом (частини п'ята-шоста статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації»; частина третя статті 13, частина друга статті 14 Закону України «Про інформацію») є відкритою і не може бути обмеженою в доступі, зокрема, така інформація (документи, що її містять):
1) про розпорядження бюджетними коштами, володіння, користування чи розпорядження державним, комунальним майном, у тому числі до копій відповідних документів, про умови отримання цих коштів чи майна, прізвища, імена, по батькові фізичних осіб та найменування юридичних осіб, які отримали ці кошти або майно (зокрема стосовно оплати праці державних службовців). Якщо надання такої інформації може завдати шкоди інтересам національної безпеки, оборони, розслідуванню чи запобіганню злочину, то для визначення допустимості надання такої інформації застосовується процедура, передбачена в пункті 5.4. цієї Інструкції;
2) декларації про доходи осіб та членів їхніх сімей, які претендують на зайняття чи займають виборну посаду в органах публічної влади (охоплює всі державні органи та місцеве самоврядування), обіймають посаду державного службовця, службовця органу місцевого самоврядування першої або другої категорії;
3) інформація про вплив товару (роботи, послуги) на життя, здоров'я людини;
4) про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту;
5)про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні ситуації, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці людей;
6) про стан здоров'я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, а також про соціально-демографічні показники, стан правопорядку, освіти і культури населення;
7) про факти порушення прав і свобод людини й громадянина;
8) про незаконні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб;
9) інші відомості, доступ до яких не може бути обмежено відповідно до законів та міжнародних договорів України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.
Уся відкрита інформація повинна безумовно надаватися за запитами.
5.1.2. Якщо запитувана інформація (документ) наявна у відкритих джерелах у мережі Інтернет і при цьому запитувач надав адресу своєї електронної пошти, відповідальний працівник надсилає листа на цю адресу з гіпер-посиланням на відповідне джерело і роз'ясненням, що запитувач може попросити про надання письмової відповіді по суті запиту (без пояснення причин) або повідомити про відсутність потреби в письмовій відповіді. Якщо запитувач попросить про надання письмової відповіді по суті запиту
або не відповість на листа електронною поштою до закінчення п'ятиденного строку (частина перша статті 20 Закону), йому надсилається письмова відповідь по суті.
5.1.3. Якщо запитувана інформація (документ) наявна в розпорядника в електронній формі, то надання відповіді на запит здійснюється згідно з пунктом 5.1.2. цієї Інструкції.
5.2. Наявність в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом не перешкоджає безумовному наданню відкритої інформації з нього (частина сьома статті 6 Закону). Якщо запитується копія документа, в тексті якого наявна інформація з обмеженим доступам,яка згідно з підпунктами 5.3., 5.4. цієї Інструкції не може бути надана, копія документа надається одним з таких способів:
1) за наявності електронної версії документа - з неї прибираються слова, фрази чи речення, які позначають інформацію з обмеженим доступом, і заміняються пропусками в тексті. Далі відкоригований таким чином документ залежно від вказівок у запиті на нього надсилається в електронній версії електронною поштою (при наявності технічної можливості) або роздруковується і надсилається поштою;
2) за наявності лише паперової версії документа (його копії) - виготовляється його копія, в якій слова, фрази чи речення, що позначають інформацію з обмеженим доступом, ретушуються (чорною тушшю, чорнилом, білим коректором або іншим способом, який виключає подальше прочитання ретушованого). Після цього виготовляється копія вже з відкоригованої копії документа. Друга копія надсилається запитувачеві з відповіддю поштовим відправленням. Якщо запитувач не повідомив свою
адресу для листування - застосовується процедура згідно з пп. 8.5. цієї Інструкції. Копія, яка безпосередньо коригувалася (перша), зберігається з рештою документації по відповідному запиту та може використовуватися повторно в разі нового звернення щодо того самого документа.
5.3 Публічна інформація з обмеженим доступом (документ, що її містить), щодо якої надійшов запит, підлягає розгляду на предмет існування на цей момент формальних підстав для обмеження доступу
до неї (можливість закінчення строків засекречення, скасування законодавчих норм про обмеження доступу, прийняття рішення або початок публічного обговорення у випадках, визначених п. 1 ч. 1 ст. 9 Закону). У разі відсутності на момент розгляду таких формальних підстав для обмеження доступу до інформації вона підлягає наданню на запит (ч. 4 ст. 6 Закону).
5.4. Якщо формальні підстави продовжують існувати, застосовується процедура трискладового тесту - зважування необхідності обмежити доступ до інформації порівняно із суспільною потребою в її поширенні (наданні на запит).
5.4.1. Доступ до публічної інформації обмежується (інформація на запит не надається) відповідно до закону, якщо наявні всі три нижче вказані умови одночасно:
1) обмеження доступу захищає виключно один з таких інтересів (законні інтереси): національна безпека, територіальна цілісність, громадський порядок, запобігання заворушеннямчи злочинам, охорона здоров'я населення, захист репутації або правінших людей, запобігання розголошеннюконфіденційно одержаної інформації, підтримання авторитету і неупередженості правосуддя ;
2) розголошення інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам;
3) шкода від надання на запит такої інформації переважає конкуруючий суспільний інтерес в її отриманні.
5.4.2. В процесі застосування процедури трискладового тесту мають враховуватися доводи запитувача з приводу того, чому на його думку конкуруючий суспільний інтерес в отриманні інформації з
обмеженим доступом за запитом переважає законний інтерес обмежити доступ до неї (за наявності таких доводів).
При здійсненні аналізу допустимості надання інформації на запит (реалізація процедури трискладового тесту) необхідно використовувати практику Європейського суду з прав людини, зокрема по статтях 8 і 10 Конвенції про захист прав людини й основоположних свобод, в частині визначення Судом, яке з суб'єктивних прав (інтересів) має пріоритет. Практика Європейського суду з прав людини прирівняна в Україні до джерела права згідно зі статтею 17 Закону України «Про виконання рішень та застосування практики Європейського суду з прав людини».
При цьому слід враховувати, що відповідно до частини другої статті 29 Закону України «Про інформацію» предметом суспільного інтересу вважається інформація, яка свідчить про загрозу державному суверенітету, територіальній цілісності України; забезпечує реалізацію конституційних прав, свобод і обов'язків; свідчить про можливість порушення прав людини, введення громадськості в оману, про шкідливі екологічні та інші негативні наслідки діяльності (бездіяльності) фізичних або юридичних осіб тощо.
Перевага конкуруючого суспільного інтересу над законними інтересами зобов'язує до надання запитуваної інформації та зняття з неї статусу інформації з обмеженим доступом.
5.4.3. Рішення про надання на запит інформації з обмеженим доступом та зняття з неї відповідного статусу оформляється доповідною запискою на ім'я керівника розпорядника й погоджується з ним. В такому випадку лист-відповідь на запит надсилається за підписом відповідального за обробку запиту працівника.
5.5. У разі, коли прийнято рішення про надання на запит інформації з обмеженим доступом після застосування процедури трискладового тесту, а обмеження доступу до інформації захищало права (інтереси) третьої особи, яка є особою приватного права (напр. надано конфіденційну інформацію такої
особи, що перебувала у володінні розпорядника; розкрито певну таємницю щодо неї - лікарську, банківську тощо) - третій особі надсилається письмове повідомлення про такий факт розкриття інформації. У повідомленні вказується виключно наступна інформація: розпорядник, що надав інформацію за відповідним запитом, дата його задоволення, обґрунтування переважання конкуруючого суспільного інтересу над законним, повні найменування вищестоящого органу (за наявності) та адміністративного суду, до яких можна оскаржити розкриття інформації, їхні адреси, строки оскарження. Таке повідомлення підписує уповноважена особа або керівник спеціального структурного підрозділу (за його наявності), вказується дата підписання; повідомлення надсилається в день надіслання відповіді на запит, якою розкрито відповідну інформацію.
Вказане повідомлення не надсилається, якщо третя особа не відома або відсутня інформація про її адресу для листування.
5.6. Якщо запитувана інформація (документ) підлягає наданню повністю або частково, відповідальний працівник повинен підготувати проект відповіді на запит та співвіднести обсяг листа-відповіді (з додатками, якщо надаються копії документів) з вимогами частини 2 статті 21 Закону.
6. Плата за надання інформації, документів
6.1. Інформація (копії документів) на запит надається безкоштовно, крім випадків, коли задоволення запиту передбачає виготовлення копій документів (виготовлення відповіді на запит) обсягом більш як 10 сторінок формату А 4 (шрифт тексту Times New Roman, розмір 12). У такому разі відповідальний працівник визначає розмір плати за копіювання, друк всіх сторінок відповіді на запит сумарно, починаючи з одинадцятої відповідно до розміру, визначеного розпорядником згідно з частиною 3 статті 21 Закону.
Плата не стягується при наданні особі інформації про неї та інформації, що становить суспільний інтерес (така інформація зокрема перелічена в ч. 2 ст. 29 Закону України «Про інформацію»).
Надання відповіді, включаючи додатки, обсягом більше 10 сторінок є випадком надання великого обсягу інформації та підставою для продовження строку розгляду запиту до 20 робочих днів, а також для надіслання письмового повідомлення запитувачеві про цей факт згідно з частиною 4 статті 20 Закону та вимог цієї Інструкції. В таких випадках до повідомлення додається платіжний документ, вказаний в п.6.2. цієї Інструкції, а в самому повідомленні додатково вказується на необхідність упродовж двох робочих днів з моменту отримання такого повідомлення внести плату за даним платіжним документом та надати копію опрацьованого банком платіжного документа (факсом, електронною поштою, відскановану в формі комп'ютерного файлу для зберігання й відтворення зображень) або оригінал платіжного документу (особисто чи поштовим відправленням) в спеціальний структурний підрозділ розпорядника або його відповідальній особі.
6.2. У разі необхідності стягнення плати, відповідальний працівник повинен створити в електронній формі платіжний документ для банківської установи щодо внесення відповідної суми, в цьому документі заповнюються всі реквізити, окрім дати внесення платежу, імені (найменування) платника, його адреси та підпису, ідентифікаційного номера (коду). Відповідний платіжний документ роздруковується і разом із повідомленням в порядку частини 4 статті 20 Закону надсилається запитувачу на його адресу для листування.
6.3. Якщо запитувач не повідомив свою адресу для листування, відповідальний працівник повинен зв'язатися з ним доступним способом відповідно до наявних даних (електронною поштою, телефоном) з
метою отримання адреси для листування; при цьому працівник не несе відповідальності, якщо адресу для листування отримати не вдалося.
6.4. Після отримання підтвердження внесення плати одним зі способів згідно з пп. 6.1. цієї Інструкції відповідальний працівник надсилає запитувачеві відповідь.
7. Строки надсилання відповідей
7.1. Відповідь на запит має бути надана не пізніше п'яти робочих днів з дня його отримання.
7.2. Строк надання відповіді може бути продовжено до двадцяти робочих днів, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних. Рішення про продовження строку приймає відповідальна особа або керівник спеціального структурного підрозділу, якщо такий існує, не пізніше як через три робочі дні з дня отримання запиту за клопотанням керівника профільного структурного підрозділу, а також відповідального працівника (якщо існує спеціальний структурний підрозділ). Лист-повідомлення про продовження строку розгляду запиту надсилається за підписом особи, що прийняла рішення про продовження, не пізніше, ніж на п'ятий робочий день з дня отримання запиту. В такому листі вказується дата його підписання, підстава для продовження строку, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка його підписала, реєстраційний номер запиту в розпорядника.
7.3. Якщо при настанні обставин непереборної сили (стихійне лихо, техногенна катастрофа тощо) запитувана інформація не може бути надана в передбачені Законом строки, відповідальна особа або уповноважений працівник приймає рішення про відстрочення надання відповіді на запит до моменту, коли виникне можливість надати відповідь. У рішенні-повідомленні про відстрочку в задоволенні запиту зазначається:
1) прізвище, ім'я, по батькові та підпис відповідального працівника;
2) його посада;
3) дата надсилання або вручення рішення-повідомлення про відстрочку;
4) опис обставин непереборної сили;
5) орієнтовний строк, у який буде задоволено запит з огляду на прогнозоване закінчення існування наслідків непереборної сили;
6) реєстраційний номер запиту в розпорядника;
7) повне найменування вищестоящого органу (за його наявності) та адміністративного суду, до яких можна оскаржити рішення-повідомлення, їхні адреси, строки оскарження до кожного з них відповідно до закону.
8. Варіанти відповіді на запит
8.1. Відповіддю на запит є лист відповідального працівника, адресований запитувачеві, складений за підсумками розгляду запиту.
8.2. Відповідь може містити всю запитувану інформацію, її частину, відмову в задоволенні запиту повністю або частково. Відповідь має цілком відповідати суті запиту, тобто щодо кожної з частин запитуваної інформації в ній має міститися відповідна інформація або мотивована відмова в її наданні.
8.2.1. Інформація надається або не надається на запит згідно з пп. 5.1.-5.4. цієї Інструкції.
8.2.2. Розпорядник відмовляє в задоволенні запиту якщо:
1)він не володіє фактично і не зобов'язаний відповідно до своєї компетенції, передбаченої законодавством, володіти запитуваною інформацією ( в т.ч. коли він міг би її створити, але шляхом суттєвої творчої обробки наявної в нього інформації; це не стосується випадків, коли для відповіді на запит необхідно скопіювати, переказати певну інформацію);
2) запитувана інформація належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до частини другої статті 6 Закону (за трискладовим тестом установлено, що законний інтерес переважає конкуруючий суспільний);
3) запитувач не оплатив передбачені статтею 21 Закону фактичні витрати на копіювання або друк, хоч і був повідомлений про такий свій обов'язок;
4) запит не містить інформації, передбаченої частиною 5 статті 19 Закону. Інші підстави для відмови в задоволенні запиту не допускаються.
8.2.3. Лист-відмова в задоволенні запиту повинен містити:
1) прізвище, ім'я, по батькові, а також підпис відповідального працівника;
2) його посаду;
3) дату відмови;
4) фактичні та юридичні підстави відмови, зокрема вказування законного інтересу, захист якого переважає конкуруючий суспільний інтерес в наданні інформації, обґрунтування чому він переважає;
5) реєстраційний номер запиту в розпорядника;
6) повні найменування, адреси вищестоящого стосовно розпорядника органу (за наявності), адміністративного суду, до яких можна звернутися з оскарженням відмови, строки оскарження.
8.3. Дата у відповіді на запит проставляється особою, яка її підписує, в момент підписання.
8.4. Відповідь відправляється запитувачеві не пізніше п'ятого робочого дня з моменту отримання запиту (дата поштового штемпеля не повинна відрізнятися від дати, вказаної у відповіді, більше як на один робочий день).
8.5. Якщо запитувач не вказав своєї адреси для листування, відповідальний працівник з метою отримання адреси для листування повинен попросити надати її в момент спілкування із запитувачем (його
представником) у разі подання телефонного запиту або подання письмового запиту безпосередньо до розпорядника, в інших випадках - зв'язатися з ним доступним способом відповідно до наявних даних (електронною поштою, телефоном); при цьому працівник не несе відповідальності, якщо адресу для
листування отримати не вдалося, а запитувачеві необхідно надіслати письмове повідомлення (оскільки відсутня вина відповідального працівника як елемент адміністративного правопорушення — ч. І ст. 9 КУпАП).
9. Особливі питання опрацювання запитів
9.1. Якщо після надання інформації (відповіді) з профільного структурного підрозділу згідно з пп. 4.3. цієї Інструкції відповідальним працівником установлено, що розпорядник не володіє запитуваною інформацією, але в той же час відповідальному працівнику відомо або має бути відомо за статусом або характером діяльності розпорядника, який саме суб'єкт володіє запитуваною інформацією - запит того ж дня пересилається у той спосіб, яким він надійшов, до належного розпорядника. Одночасно запитувача повідомляють про вказану дію в той спосіб, в який він просив у запиті надати відповідь, а за відсутності такого прохання - у спосіб, в який запит надійшов до розпорядника. Отримані телефоном запити не переадресовуються, натомість запитувачеві одразу повідомляється про належного розпорядника. Про належного розпорядника запитувачеві повідомляється також у відповіді розпорядника, якщо різними
частинами запитуваної інформації володіють різні розпорядники, але запитувач звернувся лише до одного з них.
9.2. Мова відповіді на запит визначається з урахуванням мови самого запиту згідно зі статтями 3,11 Закону УРСР «Про мови в Українській РСР». Працівники розпорядника не зобов'язані перекладати документи, копії яких надаються на запит.
9.3. Відповідь на запит надається не пізніше 48 годин з моменту його отримання (ч.ч. 2, 3 ст. 20 Закону), якщо в запиті обґрунтовано, що запитувана інформація:
необхідна для захисту життя чи свободи людини;
стосується стану довкілля;
стосується якості харчових продуктів і предметів побуту;
стосується аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян.
При надходженні такого запиту всі дії щодо підготовки відповіді на нього виконуються негайно. Уповноважений працівник має право вимагати й негайно отримати необхідну для задоволення запиту інформацію від інших службових і посадових осіб розпорядника, які нею володіють.
9.4. У разі надходження запиту по телефону відповідь на нескладні питання надається усно і негайно за наявності на це можливості і згоди запитувача. В інших випадках надходження телефонного запиту його зміст фіксується згідно з пп. 3.2. цієї Інструкції, а якщо суть запиту не зрозуміла (не зрозуміло яку інформацію або документи вимагають) - запитувачеві пропонується надіслати письмовий запит. У наполяганні запитувача прийняти телефонний запит, якщо суть його не зрозуміла, в задоволенні такого запиту уповноважений працівник відмовляє. Перед цим уповноважений працівник має уточнити адресу запитувача для листування з метою надсиланням йому листа-відмови. Лист-відмова не надсилається, якщо запитувач не назвав своєї адреси для листування навіть після відповідного прохання уповноваженого працівника, який в такому випадку не несе відповідальності за ненадання запитувачеві письмової відмови.
9.5. При надходженні запиту електронною поштою відповіді на нескладні питання надаються негайно електронною поштою за наявності на це можливості і згоди запитувача. В інших випадках надходження запиту електронною поштою виконуються дії згідно з пп. 3.2. цієї Інструкції, а якщо суть запиту не зрозуміла (не зрозуміло яку інформацію або документи вимагають) запитувачеві пропонується його уточнити. Уповноважений працівник при надходженні запитів електронною поштою повинен
уточнити адресу запитувача для листування при її відсутності. Якщо запитувач не назвав своєї адреси для листування навіть після відповідного прохання уповноваженого працівника, останній в такому випадку не несе відповідальності за ненадання запитувачеві письмової відповіді або іншого письмового повідомлення.
9.6. Особи, які приймають рішення в процесі розгляду запиту, несуть відповідальність за порушення Закону на підставі статті 212-3 Кодексу України про адміністративні правопорушення. Якщо запитувана інформація повинна бути в розпорядника, виходячи з наданої йому компетенції, але відсутня (ненадана) з вини інших його службових осіб (напр. працівників профільного структурного підрозділу), такі особи притягуються до дисциплінарної відповідальності.
9.7. За кожним отриманим розпорядником письмовим запитом або запитом, отриманим факсом, ведеться окремий пакет письмових документів, який зберігається в уповноваженого працівника в окремому файлі. В ньому зберігається сам запит, копії документів, наданих профільному структурному підрозділу, керівнику спеціального структурного підрозділу або керівнику розпорядника й отримані від них документи (за наявності), копії документів, надісланих запитувачеві. Всі документи по запиту в процесі створення нумеруються в хронологічному порядку. Після закінчення розгляду запиту всі документи по ньому прошиваються і зберігаються в спеціальному структурному підрозділі (в уповноваженої особи) до моменту передачі їх в архів відповідно до законодавства і локальних актів розпорядника. Строк архівного зберігання вказаних документів - 5 років з моменту передачі в архів.
9.8. Керівник розпорядника або уповноважена особа вищестоящого органу перевіряє стан роботи по розгляду запитів під час комплексних та цільових перевірок розпорядника, його спеціального структурного підрозділу. У ході перевірок треба всебічно вивчати організацію роботи по розгляду запитів, виявляти недоліки й подавати практичну допомогу в їх усуненні.
